IA

Un viaje de 6 meses para aprender el castellano se ha prolongado más de 28 años y se ha convertido en una intensa actividad laboral, que le ha llevado a cofundar IRIS Technology Solutions, que actualmente ocupa el puesto número uno en los rankings de PYMEs con participación en proyectos de I+D+I del programa marco europeo, y el puesto número 6 a nivel de Europa; además, se ha erigido en un referente en el desarrollo de aplicaciones de aplicaciones de Industria 4.0 basada en Fotónica e Inteligencia Artificial. Su innovación más reciente es Workdeck, una plataforma flexible “todo en uno” que consiste en procesos y flujos de trabajo digitalizados e interconectados para hacer converger las funciones colaborativas, creando una solución integral para las necesidades de productividad y gestión del trabajo.

¿Cuál ha sido su trayectoria formativa desde que se estableció en Barcelona?

Pasé mis primeros 4 años en el Institut Català de Tecnología, en la Área de Transferencia Tecnológica y Cooperación Internacional. En 1998, decidí emprender como freelance, y pasé hasta finales 2006 trabajando como consultora en el ecosistema empresarial y de innovación, centrando mi labor en 3 ejes principales: ayudando a empresas irlandesas y británicas a encontrar partners en el mercado español; actuando como represente de Malta Enterprise en España (identificando las oportunidades de FDI- Foreign Direct Investment); y trabajando con centros tecnológicos y universidades para conseguir financiación de proyectos de I+D bajo el programa marco europeo. 

¿Cuándo y cómo surgió la idea de crear IRIS Technology Solutions?

Durante mi época trabajando como freelance observé que el ecosistema de España carecía de ingenierías dedicadas a la escalada de tecnológica desde el ámbito académico o del laboratorio para su integración en la industria. Hoy en día esta brecha es el denominado “innovation gap”. 

Con la misión de cerrar esa brecha, junto con mi socio, Colm Digby, creamos en 2007 IRIS, una ingeniería avanzada y estratégicamente posicionada entre el mundo académico y el industrial. Rápidamente comenzamos a trabajar con centros e universidades como el CSIC y la Universidad Politécnica de Catalunya y en otras partes de Europa: con la Universidad de Dublín (University College Dublin), VTT Research Centre of Finland, Fraunhofer, entre otros; y empezamos a desarrollar nuevas tecnologías en el tejido industrial catalán, nacional y europeo.  

¿Qué evolución ha seguido esta empresa?¿ cuáles son sus principales actividades y los hitos más destacados desde su nacimiento?

Actualmente ocupa el puesto número uno en los rankings de PYMEs con participación en proyectos de I+D+I del programa macro Europea, y el puesto número 6 a nivel de Europa. 

En paralelo, hemos evolucionado desde una ingeniería de servicios de escalado de tecnología a una empresa Deep Tech que ha podido desarrollar su propia línea de productos: Sistemas de Monitorización en tiempo real basados en la tecnología fotónica y la aplicación de Inteligencia Artificial en procesos productivos para impulsar la mejora de la calidad y eficiencia en las industrias de alimentación, química, farmacéutica y otras industrias de procesos. Nuestra misión es ser un motor importante para la transformación digital industrial en España, llevando a las empresas a la Revolución de la Industria 4.0. 

Hoy en día, tenemos unos 70 ingenieros ópticos, electrónicos, mecánicos, industriales, junto con un equipo de smart systems (TICs) y ciencias de los datos, matemáticos, físicos, químicos, biólogos, agrónomos…que unen la gran diversidad de disciplinas, talento, creatividad e pasión necesario para ayudar a nuestros clientes a digitalizar sus procesos productivos.

Recientemente han lanzado Workdeck. ¿Cómo definiría este producto?¿qué profesionales hay detrás de esta herramienta?

Workdeck es un concepto que nació desde nuestra propia ingeniería. A medida que iba creciendo nuestro equipo y aumentando nuestro volumen de negocio, y siempre con la inquietud de mejorar nuestro rendimiento y potenciar nuestra capacidad de respuesta en una actividad de ingeniería avanzada, comenzamos a optimizar, virtualizar y conectar nuestros workflows; sin darnos cuenta inicialmente, empezamos así a crear una nueva solución de software. Hoy en día esta labor se llama “transformación digital”, pero hace 6 años se llamaba optimización de la eficiencia.

Workdeck es el “bi-producto” de esta labor de optimización.

Es una plataforma flexible “todo en uno” que consiste en procesos y flujos de trabajo digitalizados e interconectados para hacer converger las funciones colaborativas, como las de la gestión de recursos y la gestión estratégica en las empresas.

El hecho de digitalizar y conectar los procesos y flujos de trabajo en una única plataforma rompe con el paradigma actual de la digitalización “por funciones”.

Puesto que Workdeck pretende crear una solución integral para las necesidades de productividad y gestión del trabajo, que supera con creces el nivel de funcionalidad disponible en la oferta actual del mercado. 

La plataforma se destaca por nuestra obsesión por la integración, la eliminación de los silos de datos y la “liberación” de los datos, para así empoderar el lugar de trabajo. La Industria 4.0 trata de esto; por lo tanto, no es de sorprender que una plataforma de software como Workdeck nazca de una ingeniería como IRIS.    

Se estima que hasta el 40% de la productividad del lugar de trabajo se pierde como resultado de la sobrecarga de herramientas, ¿es realmente así?

Hay varias causas para esta pérdida de productividad. Gran parte del problema (y a veces uno que no está lo suficientemente considerado por parte de las empresarios) se debe a la explosión en el uso de aplicaciones en el lugar de trabajo (workplace apps). El hecho de que los trabajadores tengan que estar continuamente entrando y saliendo de distintas aplicaciones resulta en una Experiencia de Usuario (UX) fragmentado y con muchas interrupciones. Está sobrecargando los trabajadores con información, creando silos de conocimiento, causando confusión, errores y pérdidas de tiempo. 

Según el “American Psychological Associacion”, las interrupciones debido al salto entre tareas y herramientas puede dañar la productividad en hasta un 40% .

Un estudio realizado en 2012, por McKinsey, descubrió que los trabajadores del conocimiento dedican el 19% de su tiempo a buscar y recopilar información; y un estudio más reciente (IDC en 2018) encontró que los profesionales de datos están perdiendo el 50% de su tiempo cada semana: el 30% buscando, gobernando y preparando datos, más el 20% duplicando trabajo. 

Una reciente investigación realizada por parte de la Cornell University en EEUU ha concluido que los trabajadores pierdan 59 minutos cada día intentando encontrar información escondido en distintas Apps y herramientas. El 43% de los trabajadores que participaron en el estudio dijeron que pasan demasiado tiempo cada día cambiando entre diferentes programas de trabajo, y el 45% señaló que el intercambio los hace menos productivos. Casi 1 de cada 2 trabajadores (el 48%) indicaron que están cometiendo errores en el trabajo porque no pueden realizar un seguimiento de lo que sucede en todas las diferentes herramientas digitales de sus empleadores, y el 44% dijeron que las herramientas digitales aisladas dificultan saber si sus colegas están duplicando el trabajo.

Y todo esto, en términos de productividad empresarial, ¿qué impacto tiene?

Las conclusiones del 'Stoddart Review' de Reino Unido (un estudio del 2016 que analizó la eficacia de los lugares de trabajo en Reino Unido) sugieren que un aumento del 1% de la productividad en el lugar de trabajo contribuiría 20 mil millones de libras esterlinas a la economía británica. Incluso pequeños incrementos en la productividad pueden ser impactantes en el devenir de una empresa. 

¿Considera que estamos en un ecosistema digital especialmente sobrecargado y fragmentado?

Revisemos las tendencias actuales de digitalización en las empresas. La gran mayoría de las empresas medianas están, por un lado, implantado el software de CRM (Customer Resource Management) para gestionar el flujo de ventas que trae nuevos contratos a una empresa y, por otro, cuentan con el software ERP (Enterprise Resource Planner) que gestiona las finanzas, los recursos e ingresos. El problema tiende a estar en el espacio del medio: este es el espacio crítico de implementación del trabajo; es el espacio donde se genera el valor y los márgenes, donde se satisface tanto a los clientes como a los trabajadores.

Pero es justo en este espacio de implementación que existe una sobrecarga de distintas herramientas y aplicaciones no conectadas. Las empresas pueden acabar usando 8+ aplicaciones en su día a día: distintas aplicaciones para la gestión de proyectos, implementación de tareas, gestión de gastos, comunicación, gestión del tiempo,…Estas herramientas están diseñadas para resolver bien un problema, pero no para funcionar juntas. Todo esto da lugar a un modelo que no es óptimo para la digitalización, creando silos digitales que obstruyen la visibilidad 360º de la empresa. Son, sobre todo, las empresas medianas las que tienden a notar más los efectos de esta fragmentación y falta de visibilidad (debido a su escala). 

¿Y Workdeck puede ayudar a resolver gran parte de estos problemas?¿Cómo?

El hecho de digitalizar y conectar las procesos y flujos de trabajo en un único entorno digital no solo elimina los silos de datos, sino que, en base a su uso, nuestra plataforma está continuamente generando datos. Se crea así una fuente rica de información para procesar con algoritmos de Inteligencia Artificial, Machine Learning y Deep Learning, que brindan información (‘actionable information’), recomendaciones y predicciones en tiempo real para mejorar la toma de decisiones, la planificación y la resiliencia en empresas complejas.

En nuestro Programa Piloto, Workdeck ha demostrado que puede reducir en un 25% el tiempo dedicado a reuniones (gracias a una mayor visibilidad sobre la evolución del trabajo), en un 44% el tiempo invertido en el control de los proyectos e equipos (por ejemplo, la colación de datos es automatizado) y en hasta un 70% el tiempo gastado en los emails (comunicación, interacciones, compartimento de conocimiento/documentos, colaboración a través de la plataforma). 

¿En qué pilares fundamentales se basa esta herramienta?

Workdeck es una plataforma inteligente para la digitalización y automatización de los procesos críticos de las empresas del conocimiento (tanto procesos colaborativos -proyectos, tareas, comunicación-, como BackOffice -compras, gastos y viajes- y estratégicos -RRHH, gestión de recursos, finanzas-), así como para la monitorización en tiempo real de la productividad y estatus financiero de los proyectos, departamentos y globalmente.

¿Cómo funciona?¿es fácil de utilizar e intuitivo?

Workdeck es fácil de usar y aporta fluidez al usuario. Son muchos los beneficios que brinda al trabajador/usuario: menos sobrecarga de herramientas y menos estrés tecnológico; menos interrupciones y pérdida de tiempo/concentración; facilita el trabajo remoto eficiente, brindado mayor autonomía y flexibilidad para el trabajador. Para los líderes empresariales y los jefes, aporta visibilidad e información.

Lo definen como un espacio digital inteligente, ¿por qué?¿qué papel juegan los avances de la IA en esta herramienta?

Workdeck es un espacio digital que se nutre de los datos generados por el uso de plataforma.

Está continuamente adquiriendo conjuntos de datos (datasets) de alta calidad de los procesos empresariales (business processes) y workflows que se realizan en la plataforma, y estos datos están disponibles en formatos y estructuras adecuados para su procesamiento rápido mediante herramientas de inteligencia artificial integradas (aprendizaje automático y técnicas de ciencia de datos), que mejoran en gran medida el rendimiento empresarial a través del contexto, el estado en tiempo real de los KPI empresariales, métricas, proyecciones, recomendaciones para mejorar el rendimiento laboral, señalización de riesgos,…. Todo ello, en última instancia, resulta en una mejora de la productividad, la eficiencia y la precisión en toda la organización.

Ésta es una gran innovación para el lugar de trabajo; es el equivalente a impulsar el coeficiente intelectual de la organización.

¿Hasta qué punto considera que la IA va a ser crucial en el presente y futuro próximo del devenir del sector industrial…y de nuestra vida en general?

A medida que el despliegue de inteligencia artificial y Machine Learning (aprendizaje automático) se acelere en el entorno empresarial para fines como predecir el mercado y mejorar el customer engagement (de hecho, se prevé que el mercado de inteligencia artificial para aplicaciones empresariales alcance los 31.200 millones de dólares en 2025 ), existe una tremenda oportunidad para introducir la inteligencia artificial en la empresa del conocimiento (knowledge worlplace). La IA no va a reemplazar a los trabajadores de conocimientos especializados y altamente calificados, sino que va a optimizar su trabajo y aumentar sus capacidades; en definitiva, va a aumentar el valor y el éxito de los trabajadores del conocimiento.

¿Workdeck permite tener una verdadera oficina digital en el bolsillo?¿qué ventajas supone tener un software “todo en uno”?

Siendo una plataforma “todo en uno”, Workdeck ofrece una ventana única al lugar de trabajo disponible desde una aplicación web, una aplicación móvil (y dentro de poco en una aplicación para tablets).

Las ventajas se pueden resumir en que: 

Redefine el espacio de trabajo: ofrece un nuevo espacio de trabajo virtual para unir equipos presenciales y remotos, evitando la fragmentación y los silos. Además, los datos se convierten en conocimiento, contexto y ventajas inteligentes. También se obtiene información en tiempo real sobre el estado de las finanzas y el progreso del trabajo.

Aumenta el rendimiento y la productividad: ofrece todo en una sola plataforma, de modo que da visibilidad 360º para gerentes, con información sobre el progreso del trabajo en tiempo real. De esta marera, los procesos automatizados dejan más tiempo para la generación de valor.

Reduce drásticamente el uso interno de correo electrónico y hojas de cálculo.

Optimiza el trabajo, ahorra tiempo y costes: disminuye el tiempo ocupado en reuniones, el empleado en seguimiento de proyectos, equipos y desviaciones, y el tiempo perdido en email, y aumenta en un 35% la mejora en la toma de decisiones basadas en hechos, en un 36% la productividad y el éxito de los proyectos y en un 43% la colaboración y la coordinación entre equipos.

Permite trabajar bien desde cualquier lugar: ofrece toda la información de trabajo, procesos, equipos y servicios para que los equipos sean productivos desde cualquier lugar. Aporta comunicación a través de chat, mensajería instantánea y videoconferencia.

En sistemas de trabajo de este tipo preocupan habitualmente las cuestiones de seguridad, ¿es Workdeck una herramienta digital segura?

Workdeck está almacenado en el Google Cloud en servidores seguros ubicados en Europa. Como aplicación, está dotada de comunicaciones por https ssl, cifrado de contraseñas, acceso a bases de datos en modo restringido, login de acceso y monitorización de accesos.  

Este nuevo concepto de trabajo digital, ¿cómo repercute en la toma de decisiones?

El trabajo digital, si está integrado en una única plataforma, aporta una visibilidad 360º y acceso instantáneo a datos para que las decisiones se puedan tomar en base a hechos (fact-based decisión making) y con suficiente contexto sobre una situación. Cuando sumamos la IA a todo esto, podemos disponer de una gran ayuda en la toma de decisiones complejas, gracias a recomendaciones e, incluso, predicciones.

Creo que el futuro de la IA en el lugar de trabajo será como colaborador (cooperando y facilitando) del trabajador, y nunca reemplazando.

En el futuro se va a hablar mucho más sobre el “AI empowered human” y el “human-in-the-loop”.

Pero la realidad, a día de hoy, es que aún las empresas del conocimiento (Knowledge Enterprises) no son tan inteligentes como podrían ser. Esto se debe principalmente a las limitaciones en cómo se digitalizan. Se están digitalizando a nivel ‘funcional’ en lugar de hacerlo a nivel de empresa (cross-enterprise), y esto crea fragmentación y silos de datos. Los lugares de trabajo deben considerarse como ‘ecosistemas interrelacionados’ y digitalizarse como tales para eliminar los silos de datos, para abrir y sincronizar todo el ecosistema para que se genere un conjunto de datos al que se pueda aplicar herramientas basadas en la ciencia de datos (data science) para extraer, en tiempo real, información procesable (actionable information), recomendaciones, y alertas sobre faltas/anomalías. Esto es fundamental en el caso de las empresas de “servicios intensivos en conocimiento”, que agrupan actividades como consultoría, ingeniería, asesoramiento legal, arquitectura, marketing, investigación, etc., que se caracterizan por el empleo intensivo de capital humano de alta cualificación y por su focalización en la generación y aplicación de conocimiento para prestar servicios a sus clientes. 

¿A qué empresas le puede resultar especialmente útil Workdeck?

Workdeck ha sido diseñado para empresas del conocimiento (Knowledge Enterprises) de tamaño mediano. Las Knowledge Enterprises se caracterizan por actividades novedosas o intensivas en conocimiento, soluciones únicas o desconocidas, entornos complejos y dinámicos y personal capacitado y creativo. El trabajo en estas empresas tiende a emprenderse por proyectos, que pueden ser difíciles de planificar y controlar. Además, hay alto índice de fracaso en los proyectos. Según una estudio de KPMG, el 70% de las organizaciones han sufrido al menos un fracaso del proyecto en los 12 meses anteriores y el 50% de los encuestados indicó que sus proyectos no lograron consistentemente lo que se propusieron lograr. Además, el Project Management Institute estima que por cada mil millones de euros de valor de proyectos, 97 millones de euros se pierden en un desempeño deficiente.

A medida que las organizaciones reconocen cada vez más la conexión entre la implementación de proyectos y el éxito empresarial, y dado que los trabajadores del conocimiento suelen ser grandes usuarios de la tecnología, existe un enorme oportunidad de aplicar tecnologías innovadoras como la inteligencia artificial, el aprendizaje profundo (Deep Learning) y el procesamiento del lenguaje natural (Natural Language Processing). Estas tecnologías permiten ayudar a los trabajadores a realizar una planificación y toma de decisiones mejorada y basadaa en hechos en contextos complejos, y ayudan a los líderes empresariales a responder inteligentemente a las circunstancias, sugiriendo formas de mejorar las operaciones empresariales e incluso prediciendo escenarios.

¿Es, además, un recurso coste-eficaz?

Sí. Nuestras tarifas rondan sobre las 12 euros/usuario/mes (dependiendo de los volúmenes de usuarios). Considerando la amplia funcionalidad que cubre nuestra plataforma, es un recurso coste-eficaz.  

¿Cómo puede un empresario identificar si realmente su compañía precisa de una herramienta como ésta?¿y cómo puede acceder a ella?

Si como empresario necesita mejorar sus márgenes, y si tiene la sensación de que podría aumentar la productividad en su empresa, éste podría ser un buen indicador de que necesita una plataforma como la nuestra. Otro indicador más: si no dispone de los datos instantáneos para evidenciar cuanto podría suponer esta mejora, ni por dónde podría conseguirse. 

Llega un momento que una plataforma integrada maneja los datos mejor que un ser humano. Mi consejo es no tirar por la vía de las Apps niche o unifuncionales; a los datos no les gusta los silos, y un silo no solo es un concepto físico, sino digital también.   

En un contexto como el actual, marcado por la pandemia de coronavirus y las restricciones de contacto personal y movilidad, ¿supone un valor añadido disponer de Workdeck?

Desde luego. Se produjo una ola masiva de 'digitalización' como resultado de la crisis de COVID-19, donde las empresas de la noche a la mañana tomaron la decisión de adoptar herramientas digitales para mantener a sus equipos en funcionamiento en el nuevo escenario de trabajo remoto. Ahora, a medida que avanzamos hacia la recuperación, hay que reflexionar sobre la ‘digitalización sostenible’. Según una declaración del ‘European Digital SME Alliance’: "Las empresas, pero también la sociedad en su conjunto, deben comprender que 'la digitalización' no se limita a una suscripción a Zoom".

Ahora existe una gran oportunidad para que las empresas adopten una estrategia digital duradera, que se centre en utilizar la tecnología para mejorar el rendimiento empresarial, gracias a una mayor automatización, optimización y la capacidad de procesar y convertir los datos que se generan a diario en información y conocimientos para la toma de decisiones y la planificación basadas en hechos, las recomendaciones y las predicciones. La digitalización de los procesos empresariales y la modernización de como trabajamos nos da, en definitiva, un Workplace Advantage.

Workdeck puede ser una facilitadora potente ante un nuevo contexto “hibrido”. Según una nueva encuesta de McKinsey a 100 ejecutivos de industrias y geografías diversas sobre el Futuro del Trabajo en la postpandemia, 9 de cada 10 organizaciones combinarán el trabajo en remoto con el presencial. Este enfoque híbrido podría ser la fórmula ganadora para las empresas competitivas y ágiles en el futuro. Pero al igual que en el mundo de los eventos se está dando cuenta de lo complejo que es gestionar los eventos en un contexto hibrido (presencial/virtual), los empresarios están experimentando más complejidad en la gestión de esta mezcla de contextos de trabajo presencial y teletrabajo, planteándoles más dificultades que apostar por un modelo 100% tradicional o remoto.